Niszczenie dokumentów Kraków

Porządkowanie (archiwowanie) akt

Firma VEXAR oferuje profesjonalne wsparcie w zakresie porządkowania i brakowania dokumentacji. Posiadamy zespół doświadczonych archiwistów, z biegłą znajomością przepisów i zagadnień archiwistycznych oraz specyfiki dokumentacji z różnych dziedzin gospodarki.

Usługa porządkowania akt

W ramach porządkowania dokumentacji (często niezbyt precyzyjnie określanego jako "archiwizowanie dokumentacji") możemy wykonać część lub wszystkie z wymienionych poniżej czynności.

  • rozpoznanie przynależności zespołowej,
  • segregacja dokumentacji,
  • systematyzacja akt,
  • brakowanie akt,
  • inwentaryzacja (opisywanie akt),
  • znakowanie akt,
  • opracowanie notatki informacyjnej do uporządkowanego zespołu lub zespołów akt.

Uporządkowanie dokumentacji pojawia się często w momencie likwidacji zakładu pracy oraz konieczności przekazania jego pozostałości aktowej powołanemu do tego organowi administracji rządowej lub samorządowej, sukcesorowi lub innej instytucji.

Znaczne poprawienie funkcjonalności i łatwości obsługi archiwum uzyskamy dzięki systematycznemu prowadzeniu prac porządkowych w okresach rocznych lub przynajmniej dwuletnich oraz na stosowaniu normatywów kancelaryjno-archiwalnych.

Normatywy kancelaryjno-archiwalne

Instrukcja kancelaryjna - wewnętrzny akt normatywny, określający zasady postępowania z dokumentacją od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego lub składnicy akt. Ustala on sposób rejestrowania i znakowania oraz metody klasyfikowania oraz przechowywania pism i akt spraw.

Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności jednostki organizacyjnej, niezależną od struktury organizacyjnej zakładu pracy. Zawiera on również kwalifikację archiwalną, która określa okresy obligatoryjnego przechowywania danej grupy rzeczowej dokumentacji. Klasyfikacja rzeczowa, to podział całości dokumentacji wg zagadnień, które są przedmiotem działania danej firmy.

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresie działania archiwum jasno określa zadania archiwum zakładowego takie jak:

  • współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i ich przygotowania do przekazania archiwum zakładowemu,
  • przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych,
  • przechowywanie, zabezpieczanie oraz ewidencjonowanie posiadanych i przejmowanych akt,
  • porządkowanie (w razie potrzeby) akt niewłaściwie opracowanych,
  • udostępnianie akt do celów służbowych i innych,
  • prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął,
  • dbałość o zachowanie dokumentacji w odpowiednim stanie fizycznym,

Każda państwowa i samorządowa jednostka organizacyjna, która została ustalona jako wytwarzająca materiały archiwalne, zobowiązana jest do opracowania i stosowania (po uzgodnieniu z właściwym archiwum narodowym) normatywów kancelaryjno-archiwalnych.

Kontakt

Prosimy o kontakt, przygotujemy indywidualną ofertę dopasowaną do Państwa potrzeb:
VEXAR, tel./faks: 126 86 43 83, e-mail: biuro@vexar.pl