VEXAR - porządkowanie akt, organizacja i wyposażanie archiwów

Podstawy prawne postępowania z dokumentacją

1. Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173 pobierz docek

2. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych
Dz.U. 2001 nr 13 poz. 116 czytaj prawo

3. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
Dz.U. 2002 nr 167 poz. 1375 czytaj prawo

4. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 12 maja 2003 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców
Dz.U. 2003 nr 98 poz. 901 czytaj prawo

5. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 6 czerwca 2003 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców.
Dz.U. 2003 nr 108 poz. 1016 czytaj prawo

Wybrane akty prawne i rozporządzenia innych resortów

1. Ustawa z dnia 25 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych.
Dz. U. Nr 11 z 1999 r., poz. 95 pobierz docek

2. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.
Dz.U. 1997 nr 133 poz. 883 pobierz docek

3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników.
Dz. U. Nr 62 z 1996 r., poz. 286 pobierz docek

4. Ustawa O Zwalczaniu Nieuczciwej Konkurencji.
Dz.U. 1993 nr 47 poz. 211 pobierz docek

5. Ustawa z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia
Dz.U. 1997 nr 114 poz. 740 pobierz docek

Firma VEXAR oferuje wsparcie na każdym etapie prac związanych z funkcjonowaniem archiwów:

porządkowanie akt

wdrożenie komputerowej ewidencji akt

adaptacja i wyposażenie pomieszczeń

Porządkowanie zasobów archiwum

Dokładne przestrzeganie procedur postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną zgodnie z normatywami kancelaryjnych i archiwalnymi prowadzi do sytuacji, w której nie występuje potrzeba porządkowania akt. Ale jak praktyka pokazuje, bywa różnie. Zdarza się również, że pilna potrzeba uporządkowania znacznej ilości dokumentacji pojawia się dopiero w momencie likwidacji zakładu pracy oraz konieczności przekazania jego pozostałości aktowej powołanemu do tego organowi administracji rządowej lub samorządowej, sukcesorowi lub innej instytucji.

W ramach porządkowania dokumentacji (często niezbyt nieprecyzyjnie określanego jako "archiwizowanie dokumentacji") należy wykonać część lub wszystkie z wymienionych poniżej czynności.

1. przeprowadzenie studiów wstępnych,
2. rozpoznanie przynależności zespołowej,
3. segregacja dokumentacji,
4. systematyzacja akt,
5. brakowanie akt,
6. inwentaryzacja (opisywanie akt),
7. znakowanie akt,
8. opracowanie notatki informacyjnej do uporządkowanego zespołu lub zespołów akt.

do góry

Adaptacja i wyposażanie:

projekty i wykonanie zabezpieczeń oraz instalacji sygnalizacyjnych w pomieszczeniach przeznaczonych na archiwum

opracowanie schematu rozmieszczenia regałów archiwalnych stacjonarnych lub przesuwnych

skompletowanie i dostawa wyposażenia

oznakowanie archiwum zgodnie z planem sytuacyjnym

formowanie jednostek archiwalnych przy zastosowaniu sprawdzonych technik i trwałych materiałów tj. pudła i kartony archiwizacyjne

do góry

Instrukcja kancelaryjna jest to akt normatywny wewnętrzny, określający zasady postępowania z dokumentacją od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego lub składnicy akt. Tak więc ustala on sposób rejestrowania i znakowania oraz metody klasyfikowania oraz przechowywania pism i akt spraw.

W celu uporządkowania dokumentów kancelaryjnych w jednostce organizacyjnej konieczne jest wprowadzenie ich klasyfikacji, czyli zgrupowania na podstawie odpowiednio ustalonych kryteriów.

Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej zakładu pracy, klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności jednostki organizacyjnej. Zawiera on również kwalifikację archiwalną, która określa okresy obligatoryjnego przechowywania danej grupy rzeczowej dokumentacji. Współczesne wykazy akt opierają się na klasyfikacji rzeczowej, tzn. na podziale całości dokumentacji wg zagadnień, które są przedmiotem działania danej firmy.

Wprowadzenie i stosowanie w praktyce, kompletu normatywów kancelaryjno-archiwalnych jest niezbędne do sprawnego funkcjonowania każdego archiwum zakładowego.

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresie działania archiwum jasno określa zadania archiwum zakładowego:

współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i ich przygotowania do przekazania archiwum zakładowemu,

przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych,

przechowywanie, zabezpieczanie oraz ewidencjonowanie posiadanych i przejmowanych akt,

porządkowanie (w razie potrzeby) akt niewłaściwie opracowanych,

udostępnianie akt do celów służbowych i innych,

prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął,

dbałość o zachowanie dokumentacji w odpowiednim stanie fizycznym,

przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych,

utrzymywanie stałych kontaktów z archiwum państwowym odpowiedzialnym za dane archiwum zakładowe oraz przechowywane w nim materiały archiwalne.

do góry