- ul. Fabryczna 1, 41-909 Bytom
- biuro@vexar.pl
- +48 501 669 991
Każda firma jest zobowiązana do przechowywania określonych rodzajów dokumentacji przez wiele lat. Dotyczy to między innymi dokumentów księgowych, podatkowych, kadrowych, administracyjnych czy dokumentacji związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa liczba dokumentów stale rośnie, a ich przechowywanie zaczyna zajmować coraz więcej przestrzeni oraz wymaga większego zaangażowania pracowników.
Profesjonalne przechowywanie dokumentów w Krakowie i w Małopolsce pozwala przedsiębiorcom bezpiecznie archiwizować dokumentację bez konieczności organizowania własnego archiwum. To rozwiązanie wybierane przez firmy, które chcą ograniczyć koszty związane z przechowywaniem akt, zwiększyć bezpieczeństwo danych oraz zachować szybki dostęp do dokumentów wtedy, gdy są potrzebne.
Firma Vexar oferuje kompleksowe przechowywanie dokumentów dla przedsiębiorstw z Krakowa i Małopolski, zapewniając odbiór dokumentacji, jej ewidencję, archiwizację oraz bezpieczne przechowywanie w profesjonalnym archiwum zewnętrznym.
Przechowywanie dokumentów to usługa polegająca na przejęciu od przedsiębiorstwa obowiązków związanych z archiwizacją i magazynowaniem dokumentacji.
W praktyce cały proces obejmuje:
Dzięki temu przedsiębiorstwo nie musi samodzielnie organizować przestrzeni archiwalnej ani angażować pracowników do zarządzania dokumentacją.
Likwidacja działalności gospodarczej nie oznacza zakończenia obowiązków związanych z dokumentacją.
W wielu przypadkach dokumenty muszą być przechowywane jeszcze przez wiele lat po zakończeniu działalności.
Usługa przechowywania dokumentów po likwidacji firmy obejmuje:
Jest to rozwiązanie szczególnie przydatne dla przedsiębiorców kończących działalność lub przechodzących proces restrukturyzacji.
Jeżeli Twoja firma potrzebuje bezpiecznego miejsca do przechowywania dokumentacji, skontaktuj się z nami. Oferujemy profesjonalne przechowywanie dokumentów w Krakowie, zapewniając pełną kontrolę nad dokumentacją, bezpieczeństwo danych oraz wygodny dostęp do akt przez cały okres ich archiwizacji.
Oferujemy profesjonalny transport archiwum oraz dokumentacji pomiędzy siedzibami firm, instytucji, magazynami i archiwami. Usługa może obejmować cały proces relokacji zbiorów – od przygotowania i zabezpieczenia dokumentacji, przez wyniesienie i załadunek, aż po transport, wniesienie oraz rozmieszczenie akt w miejscu docelowym.
W zależności od potrzeb klienta dokumenty mogą zostać odpowiednio spakowane, oznaczone i uporządkowane w sposób umożliwiający zachowanie ich dotychczasowego układu oraz sprawne odtworzenie struktury archiwum po przeprowadzce. Szczególną uwagę przykładamy do zabezpieczenia dokumentacji na każdym etapie realizacji usługi, ograniczając ryzyko jej zagubienia, pomieszania lub dostępu osób nieupoważnionych.
Transport archiwum realizujemy zarówno w przypadku przenoszenia dokumentacji do nowej siedziby klienta, relokacji pomiędzy oddziałami, jak i przewozu akt do zewnętrznego archiwum lub miejsca przechowywania. Usługa może być realizowana samodzielnie lub jako część kompleksowego procesu obejmującego również porządkowanie, archiwizację, ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentacji.
Wielu przedsiębiorców zmaga się z problemem stale rosnącej liczby dokumentów. Segregatory zajmują przestrzeń biurową, a odnalezienie potrzebnych dokumentów staje się coraz bardziej czasochłonne.
Archiwum zewnętrzne pozwala rozwiązać te problemy poprzez:
Dla wielu organizacji jest to bardziej efektywne rozwiązanie niż utrzymywanie własnego archiwum.
Usługa obejmuje różnego rodzaju dokumentację firmową wymagającą archiwizacji.
Najczęściej przechowywane są:
Każdy rodzaj dokumentacji jest odpowiednio oznaczany i ewidencjonowany, co umożliwia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji.
Przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania określonych dokumentów przez czas wskazany w obowiązujących przepisach.
Dotyczy to między innymi:
Nieprzestrzeganie obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji może prowadzić do problemów podczas kontroli urzędowych oraz utrudniać funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Profesjonalne przechowywanie dokumentów pozwala zachować zgodność z wymaganiami prawnymi oraz zapewnić odpowiednie warunki archiwizacji.
Przedsiębiorcy powierzają nam swoje archiwa, ponieważ oczekują bezpieczeństwa, porządku oraz profesjonalnej obsługi.
Naszą ofertę wyróżniają:
Kraków
Bytom
Wszystkie usługi realizujemy z najwyższą starannością, z zachowaniem rygorystycznych norm i procedur bezpieczeństwa. Gwarantujemy pełną poufność oraz ochronę powierzonych danych.
Zapewniamy pełne wsparcie w zarządzaniu informacją firmową. Świadczymy profesjonalne usługi związane z bezpiecznym niszczeniem, archiwizacją, długoterminowym przechowywaniem, a także digitalizacją dokumentów.
Każde zlecenie realizujemy zgodnie z ustalonym harmonogramem i zawsze w umówionym czasie. Dbamy o to, aby cały proces był w pełni transparentny i maksymalnie przejrzysty dla naszych klientów.
Przekazanie dokumentacji do archiwum zewnętrznego jest procesem uporządkowanym i bezpiecznym.
Najczęściej obejmuje:
Dzięki temu przedsiębiorstwo zachowuje pełną kontrolę nad dokumentacją bez konieczności przechowywania jej we własnej siedzibie.
Jednym z kluczowych elementów profesjonalnej usługi jest odpowiednio przygotowany magazyn dokumentów.
Dokumentacja przechowywana jest w warunkach zapewniających:
Dzięki temu przedsiębiorstwo ma pewność, że dokumenty są przechowywane zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa.
Wiele firm zastanawia się, czy lepszym rozwiązaniem jest organizacja własnego archiwum, czy korzystanie z usług zewnętrznych.
Własne archiwum wiąże się z koniecznością:
Archiwum zewnętrzne eliminuje te obowiązki, pozwalając przedsiębiorcy skoncentrować się na prowadzeniu działalności.
Jedną z najczęściej zgłaszanych obaw przedsiębiorców jest utrata dostępu do dokumentacji po przekazaniu jej do archiwum zewnętrznego.
W praktyce klient zachowuje możliwość uzyskania dostępu do swoich dokumentów zawsze wtedy, gdy jest to potrzebne.
Dokumentacja może zostać:
Dzięki temu przedsiębiorstwo nie traci kontroli nad swoimi zasobami archiwalnymi.
Firmy korzystające z profesjonalnego przechowywania dokumentów najczęściej wskazują na:
Są to korzyści, które przekładają się bezpośrednio na sprawniejsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Zapewniamy bezpieczne i efektywne zarządzanie dokumentami oraz nośnikami danych na każdym etapie. Od ponad 20 lat zdejmujemy z przedsiębiorców ciężar żmudnych obowiązków, dbając o pełną zgodność z przepisami i najwyższe standardy poufności. Bierzemy na siebie całą logistykę i odpowiedzialność prawną za proces niszczenia czy archiwizacji.
Certyfikowana i zgodna z RODO utylizacja nośników papierowych.
Utylizacja dysków HDD/SSD, laptopów, taśm LTO, CD/DVD i pendrive'ów.
Porządkowanie, ewidencjonowanie i przygotowanie dokumentacji do archiwizacji.
Bezpieczne przechowywanie dokumentacji z szybkim dostępem i kontrolą.
Kompleksowa obsługa archiwum bez angażowania własnych zasobów.
Skanowanie i cyfrowa archiwizacja dokumentów w wysokiej jakości.
Przygotowanie biur, hal i magazynów do dalszego użytkowania.
Bezpieczna i udokumentowana utylizacja materiałów oraz wyrobów.
FAQ
To usługa obejmująca odbiór, ewidencję, archiwizację oraz bezpieczne przechowywanie dokumentacji firmowej.
Tak. Zapewniamy odbiór dokumentów bezpośrednio od klienta.
Tak. Dokumentacja przechowywana jest w warunkach zapewniających odpowiedni poziom bezpieczeństwa.
Między innymi dokumentację księgową, kadrową, podatkową, administracyjną i techniczną.
Tak. Dokumenty mogą zostać udostępnione zgodnie z ustalonymi procedurami.
Tak. Oferujemy archiwizację dokumentacji również po zakończeniu działalności gospodarczej.
Tak. Profesjonalna archiwizacja wspiera przedsiębiorców w realizacji obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji.
Koszt usługi zależy od ilości dokumentacji oraz zakresu współpracy. Każdą wycenę przygotowujemy indywidualnie.
Masz pytania, potrzebujesz indywidualnej wyceny lub chcesz umówić szybki odbiór akt z biura? Nasz zespół ekspertów jest do Twojej dyspozycji. Skontaktuj się z nami tak, jak Ci najwygodniej – chętnie doradzimy i dopasujemy rozwiązanie do potrzeb Twojej firmy.
