- ul. Fabryczna 1, 41-909 Bytom
- biuro@vexar.pl
- +48 501 669 991
Prowadzenie archiwum firmowego wymaga czasu, odpowiedniej organizacji oraz znajomości przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się więc na outsourcing archiwum, czyli przekazanie procesu zarządzania dokumentacją zewnętrznej firmie specjalizującej się w archiwizacji i przechowywaniu akt. W VEXAR zapewniamy kompleksową obsługę archiwum firmowego – od odbioru dokumentów, przez ich uporządkowanie i ewidencję, aż po bezpieczne przechowywanie oraz kontrolowany dostęp do akt.
Dzięki outsourcingowi archiwum firmy mogą ograniczyć koszty związane z utrzymywaniem własnej przestrzeni przeznaczonej na dokumentację, odciążyć działy administracyjne i księgowe oraz zwiększyć bezpieczeństwo danych i dokumentów. To rozwiązanie pozwala również usprawnić obieg dokumentacji, zachować porządek w archiwum i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przechowywania akt.
Usługa outsourcingu archiwum polega na przejęciu przez nas pełnej obsługi dokumentacji firmowej oraz uporządkowaniu procesów związanych z jej przechowywaniem, ewidencjonowaniem i zarządzaniem. Dzięki temu przedsiębiorstwo nie musi organizować własnego zaplecza archiwalnego ani angażować pracowników w czasochłonne czynności administracyjne.
W ramach usługi zapewniamy:
Dzięki temu przedsiębiorstwo nie musi angażować własnych pracowników w czasochłonne procesy związane z prowadzeniem archiwum. Wszystkie działania realizowane są w uporządkowany sposób, co ułatwia zarządzanie dokumentacją, ogranicza ryzyko zagubienia akt oraz pozwala zachować pełną kontrolę nad ich obiegiem.
Usługa outsourcingu archiwum sprawdza się szczególnie w przypadku:
To rozwiązanie dla firm, które chcą zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów, usprawnić proces zarządzania dokumentacją oraz ograniczyć obowiązki związane z prowadzeniem własnego archiwum. Outsourcing archiwum pozwala skupić się na podstawowej działalności przedsiębiorstwa, pozostawiając kwestie związane z dokumentacją doświadczonym specjalistom.
Jeżeli Twoja firma chce bezpiecznie pozbyć się dokumentów zawierających dane poufne, warto postawić na profesjonalne wsparcie. Oferujemy kompleksowe niszczenie dokumentów w Krakowie obejmujące odbiór dokumentacji, brakowanie dokumentów, bezpieczny transport, certyfikowane niszczenie oraz pełną dokumentację potwierdzającą wykonanie usługi.
Przygotujemy indywidualną wycenę dopasowaną do ilości dokumentów oraz modelu współpracy.
Określamy ilość dokumentów, sposób archiwizacji oraz potrzeby firmy w zakresie dostępu do dokumentacji. Na tej podstawie przygotowujemy indywidualną wycenę oraz proponujemy rozwiązanie najlepiej dopasowane do specyfiki działalności klienta.
Dokumentacja odbierana jest bezpośrednio od klienta i odpowiednio zabezpieczana do transportu. Każdy etap realizowany jest zgodnie z obowiązującymi procedurami bezpieczeństwa.
Dokumenty są porządkowane, opisywane oraz przypisywane do odpowiednich kategorii archiwalnych. Następnie trafiają do systemu ewidencji, który umożliwia ich szybkie wyszukiwanie i sprawne zarządzanie dokumentacją.
Akta trafiają do profesjonalnego archiwum z kontrolą dostępu oraz odpowiednimi warunkami przechowywania. Dzięki temu dokumentacja pozostaje odpowiednio zabezpieczona przed dostępem osób nieuprawnionych oraz uszkodzeniem.
Na żądanie klienta udostępniamy wybrane dokumenty lub przygotowujemy ich kopie i skany. Zapewnia to wygodny dostęp do potrzebnych akt bez konieczności ich przechowywania w siedzibie firmy.
Po zakończeniu wymaganego okresu przechowywania realizujemy profesjonalne brakowanie i niszczenie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami. Proces przebiega w sposób kontrolowany, a jego wykonanie potwierdzane jest odpowiednią dokumentacją.
Współpraca z VEXAR to przede wszystkim:
Obsługujemy firmy z Małopolski, Śląska, Podkarpacia oraz województwa świętokrzyskiego, zapewniając sprawną logistykę oraz profesjonalne wsparcie w zakresie zarządzania dokumentacją. Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa pomagamy uporządkować proces archiwizacji, zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów oraz odciążyć pracowników odpowiedzialnych za ich przechowywanie.
Przedsiębiorstwa z Bytomia, Katowic oraz całego Śląska każdego dnia tworzą i przechowują dużą liczbę dokumentów. Wraz z rozwojem firmy rośnie ilość akt wymagających odpowiedniego zabezpieczenia i archiwizacji. W takich sytuacjach outsourcing archiwum pozwala uporządkować dokumentację, odzyskać przestrzeń biurową oraz odciążyć pracowników od czasochłonnych obowiązków administracyjnych. To rozwiązanie wybierają zarówno niewielkie firmy, jak i duże przedsiębiorstwa działające na terenie całego regionu.
W ramach usługi archiwizacji obsługujemy różnego rodzaju dokumentację firmową. Przedsiębiorcy z Bytomia, Katowic i całego Śląska powierzają nam między innymi akta osobowe, dokumentację kadrowo-płacową, faktury, umowy, dokumenty księgowe, dokumentację techniczną, projektową oraz inne materiały, które zgodnie z przepisami muszą być przechowywane przez określony czas. Każdy zbiór dokumentów jest odpowiednio ewidencjonowany i przygotowywany do bezpiecznego przechowywania.
Profesjonalne przechowywanie dokumentacji pozwala przedsiębiorcom z Bytomia, Katowic i całego Śląska zachować pełne bezpieczeństwo akt bez konieczności organizowania własnego archiwum. Dokumenty przechowywane są w odpowiednio zabezpieczonych pomieszczeniach z kontrolowanym dostępem, co ogranicza ryzyko zagubienia dokumentacji oraz dostępu osób nieuprawnionych. Dzięki temu firmy mogą skupić się na swojej działalności, pozostawiając kwestie archiwizacji specjalistom.
Zapewniamy firmom i instytucjom ze Śląska oraz Małopolski najwyższe standardy bezpieczeństwa w obsłudze nośników informacji. Posiadamy własne, sprawdzone zaplecze logistyczne, dzięki czemu gwarantujemy sprawny odbiór oraz w pełni nadzorowany transport akt bezpośrednio z Twojego biura.
Kraków
Bytom
Wszystkie usługi realizujemy z najwyższą starannością, z zachowaniem rygorystycznych norm i procedur bezpieczeństwa. Gwarantujemy pełną poufność oraz ochronę powierzonych danych.
Zapewniamy pełne wsparcie w zarządzaniu informacją firmową. Świadczymy profesjonalne usługi związane z bezpiecznym niszczeniem, archiwizacją, długoterminowym przechowywaniem, a także digitalizacją dokumentów.
Każde zlecenie realizujemy zgodnie z ustalonym harmonogramem i zawsze w umówionym czasie. Dbamy o to, aby cały proces był w pełni transparentny i maksymalnie przejrzysty dla naszych klientów.
Przekazanie dokumentacji do archiwum zewnętrznego nie oznacza utraty kontroli nad firmowymi aktami. Wręcz przeciwnie – przedsiębiorcy z Bytomia, Katowic i całego Śląska mogą w każdej chwili uzyskać dostęp do potrzebnych dokumentów bez konieczności przechowywania ich we własnej siedzibie. Dzięki uporządkowanemu systemowi ewidencji odnalezienie konkretnych akt przebiega szybko i sprawnie, co znacząco usprawnia codzienną pracę działów administracyjnych, księgowych oraz kadrowych.
W ramach usługi zapewniamy:
Przekazanie archiwum zewnętrznej firmie pozwala przedsiębiorstwom z Bytomia, Katowic i całego Śląska ograniczyć koszty związane z przechowywaniem dokumentacji oraz usprawnić organizację pracy.
Najważniejsze korzyści to:
Każde przedsiębiorstwo posiada inną strukturę dokumentacji oraz własne wymagania dotyczące jej przechowywania. Dlatego zakres usług zawsze dopasowujemy do indywidualnych potrzeb klienta.
Oferujemy między innymi:
Prawidłowe przechowywanie dokumentów wymaga przestrzegania obowiązujących przepisów oraz odpowiedniej organizacji całego procesu. Firmy z Bytomia, Katowic i całego Śląska mogą mieć pewność, że powierzona dokumentacja jest zarządzana zgodnie z wymaganiami.
Zapewniamy:
Przedsiębiorcy z Bytomia, Katowic oraz całego Śląska wybierają VEXAR, ponieważ oczekują kompleksowej obsługi archiwum firmowego w jednym miejscu. Zapewniamy odbiór dokumentów z siedziby klienta, profesjonalną ewidencję, bezpieczne przechowywanie, szybki dostęp do akt oraz możliwość ich certyfikowanego zniszczenia po zakończeniu okresu archiwizacji. Łączymy doświadczenie, bezpieczeństwo i elastyczne podejście do potrzeb każdej firmy, dzięki czemu outsourcing archiwum staje się prostszy, wygodniejszy i bardziej efektywny.
Zapewniamy bezpieczne i efektywne zarządzanie dokumentami oraz nośnikami danych na każdym etapie. Od ponad 20 lat zdejmujemy z przedsiębiorców ciężar żmudnych obowiązków, dbając o pełną zgodność z przepisami i najwyższe standardy poufności. Bierzemy na siebie całą logistykę i odpowiedzialność prawną za proces niszczenia czy archiwizacji.
Certyfikowana i zgodna z RODO utylizacja nośników papierowych.
Utylizacja dysków HDD/SSD, laptopów, taśm LTO, CD/DVD i pendrive'ów.
Porządkowanie, ewidencjonowanie i przygotowanie dokumentacji do archiwizacji.
Bezpieczne przechowywanie dokumentacji z szybkim dostępem i kontrolą.
Kompleksowa obsługa archiwum bez angażowania własnych zasobów.
Skanowanie i cyfrowa archiwizacja dokumentów w wysokiej jakości.
Przygotowanie biur, hal i magazynów do dalszego użytkowania.
Bezpieczna i udokumentowana utylizacja materiałów oraz wyrobów.
FAQ
Outsourcing archiwum polega na przekazaniu zewnętrznej firmie procesu zarządzania dokumentacją, jej przechowywania oraz archiwizacji. Dzięki temu przedsiębiorstwo może ograniczyć koszty i zyskać profesjonalne wsparcie w zakresie obsługi dokumentów.
Tak. Na życzenie klienta udostępniamy wybrane dokumenty oraz przygotowujemy ich kopie lub skany, dzięki czemu dostęp do potrzebnych akt jest szybki i wygodny.
Tak. Dokumentacja przechowywana jest w kontrolowanych warunkach z ograniczonym dostępem oraz odpowiednimi zabezpieczeniami, które chronią ją przed dostępem osób nieuprawnionych i uszkodzeniem.
Tak. Zapewniamy odbiór dokumentacji bezpośrednio od klienta, dzięki czemu nie ma potrzeby samodzielnego organizowania transportu dokumentów.
Tak. Po zakończeniu wymaganego okresu przechowywania realizujemy profesjonalne brakowanie i niszczenie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami, wraz z wystawieniem certyfikatu zniszczenia.
Masz pytania, potrzebujesz indywidualnej wyceny lub chcesz umówić szybki odbiór akt z biura? Nasz zespół ekspertów jest do Twojej dyspozycji. Skontaktuj się z nami tak, jak Ci najwygodniej – chętnie doradzimy i dopasujemy rozwiązanie do potrzeb Twojej firmy.
