Wszystkie usługi wykonujemy z najwyższą starannością, z zachowaniem odpowiednich norm oraz procedur. Zapewniamy pełną poufność wykonywanych usług.
Świadczymy usługi związane z niszczeniem, archiwizacją, przechowywaniem, a także digitalizacją dokumentów.
Realizujemy zlecenia zgodnie z ustalonym harmonogramem, zawsze w umówionym czasie. Każdy proces jest przejrzysty i transparentny dla naszych klientów.
Firma VEXAR oferuje profesjonalne wsparcie w zakresie porządkowania i brakowania dokumentacji. Posiadamy zespół doświadczonych archiwistów, z biegłą znajomością przepisów i zagadnień archiwistycznych oraz specyfiki dokumentacji z różnych dziedzin gospodarki.
W ramach porządkowania dokumentacji (często niezbyt precyzyjnie określanego jako „archiwizowanie dokumentacji”) możemy wykonać część lub wszystkie z wymienionych poniżej czynności.
Uporządkowanie dokumentacji pojawia się często w momencie likwidacji zakładu pracy oraz konieczności przekazania jego pozostałości aktowej powołanemu do tego organowi administracji rządowej lub samorządowej, sukcesorowi lub innej instytucji.
Znaczne poprawienie funkcjonalności i łatwości obsługi archiwum uzyskamy dzięki systematycznemu prowadzeniu prac porządkowych w okresach rocznych lub przynajmniej dwuletnich oraz na stosowaniu normatywów kancelaryjno-archiwalnych.
Instrukcja kancelaryjna – wewnętrzny akt normatywny, określający zasady postępowania z dokumentacją od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego lub składnicy akt. Ustala on sposób rejestrowania i znakowania oraz metody klasyfikowania oraz przechowywania pism i akt spraw.
Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności jednostki organizacyjnej, niezależną od struktury organizacyjnej zakładu pracy. Zawiera on również kwalifikację archiwalną, która określa okresy obligatoryjnego przechowywania danej grupy rzeczowej dokumentacji. Klasyfikacja rzeczowa, to podział całości dokumentacji wg zagadnień, które są przedmiotem działania danej firmy.
Instrukcja w sprawie organizacji i zakresie działania archiwum jasno określa zadania archiwum zakładowego takie jak:
Każda państwowa i samorządowa jednostka organizacyjna, która została ustalona jako wytwarzająca materiały archiwalne, zobowiązana jest do opracowania i stosowania (po uzgodnieniu z właściwym archiwum narodowym) normatywów kancelaryjno-archiwalnych.
